Solfin B.V. verder te noemen: Solfin, gevestigd te Groningen en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 77204697, hecht belang aan de bescherming van persoonsgegevens. Dit privacy statement legt uit hoe Solfin met informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon omgaat, zoals bedoeld in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Toepassing
Dit privacy statement is van toepassing op de volgende categorieën natuurlijke personen van wie
Solfin persoonsgegevens verwerkt:
(potentiële) cliënten;
bezoekers aan het kantoorgebouw van Solfin;
bezoekers van de website van Solfin;
ontvangers van digitale nieuwsbrieven van Solfin;
deelnemers aan bijeenkomsten van Solfin;
sollicitanten;
alle overige personen die met Solfin contact opnemen of van wie Solfin persoonsgegevens verwerkt, met uitzondering van haar aandeelhouders, medewerkers en student-stagiaires;
geïnteresseerden in werken bij Solfin (job alert).
Verwerking van persoonsgegevens
Solfin verwerkt persoonsgegevens die:
een betrokkene zelf persoonlijk (tijdens een bespreking of bijeenkomst), telefonisch, of digitaal (via e-mail of webformulieren op de kantoorwebsite) heeft verstrekt, zoals contactgegevens en -afhankelijk van de aard van de gelegenheid of zaak- andere persoonsgegevens;
een beroepsaansprakelijkheids- of rechtsbijstandsverzekeraar, beroeps- of branchevereniging heeft verstrekt, ten behoeve van de behandeling van een zaak;
tijdens een bezoek van een betrokkene aan de website van Solfin of tijdens het lezen van digitale nieuwsbrieven zijn gegenereerd, zoals het IP-adres, het surfgedrag op de website, de bekeken pagina’s en de wijze waarop door de website wordt genavigeerd) of de betrokkene een digitale nieuwsbrief of commerciële e-mail opent en op welke onderdelen daarvan de betrokkene klikt;
door camerabeelden bij een bezoek aan het kantoorpand van Solfin zijn vastgelegd. Aan buitenzijde worden camerabeelden gemaakt, om bij calamiteiten te weten wie zich in het gebouw bevinden en om te zorgen dat onbevoegden geen toegang krijgen tot het kantoor. Camerabeelden worden in beginsel niet bewaard;
Solfin heeft ontleend aan andere bronnen, waaronder zakelijke social media platformen als LinkedIn, openbare zakelijke websites, het handelsregister van de Kamer van Koophandel, het Kadaster, zoals ingevulde en benodigde contactgegevens en andere persoonsgegevens;
van sollicitanten worden de volgende gegevens verwerkt: contactgegevens, opleidingsniveau, CV, motivatie, cijferlijst en andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de sollicitant, zoals referenties, getuigschriften en – op vrijwillige basis – pasfoto;
bij aanmelding voor de job alert via WhatsApp: voornaam, achternaam, e-mailadres en/of 06-nummer.
Cookies en hyperlinks
Solfin maakt op haar website gebruik van cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat door een website wordt opgeslagen op de harde schijf van de gebruiker.
Deze website maakt gebruik van de volgende soort cookies:
Functionele cookies: welke noodzakelijk zijn voor een goede werking van de site of bijvoorbeeld het vastleggen van uw voorkeuren of cookies die een chatgesprek mogelijk maken;
Google-analytics/cookies: Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. Wij hebben een verwerkersovereenkomst met Google afgesloten, de laatste octet van uw IP-adres binnen Google Analytics geanonimiseerd en ‘gegevens delen’, ook voor advertentiedoeleinden, uitgezet. Wij maken geen gebruik van andere Google-diensten in combinatie met de Google Analytics-cookies.
LinkedIn advertentiecookies: alleen als u toestemming geeft door in de cookiebalk op ‘Ik ga akkoord’ te klikken gebruikt Solfin, om advertenties beschikbaar te stellen, cookies van LinkedIn. Deze cookies zorgen ervoor dat voor u relevante advertenties worden weergegeven. Meer informatie over cookies van LinkedIn vind u hier.
De website van Solfin bevat hyperlinks naar websites van andere partijen en social media knoppen van Twitter, Google+ en LinkedIn. Als op deze knoppen wordt geklikt, worden persoonsgegevens verwerkt door het desbetreffende social media platform. Solfin is niet verantwoordelijk voor de inhoud van die websites of de diensten van die social media platformen. Evenmin is Solfin verantwoordelijk voor het privacybeleid en het gebruik van cookies op die websites en social media platformen. Voor antwoord op de vraag hoe Twitter, Google+ en LinkedIn met persoonsgegevens omgaan, wordt verwezen naar de privacystatements van deze platformen.
Doeleinden verwerking
Solfin verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
het uitvoeren van een overeenkomst van opdracht tot het leveren van juridische diensten en de declaratie voor verrichte werkzaamheden;
het voldoen aan een wettelijke verplichting, waaronder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft);
het verkrijgen van gefinancierde rechtsbijstand;
het onderhouden van contact, door toezending van de digitale kantoornieuwsbrief, uitnodigingen voor bijeenkomsten en informatie waar een betrokkene zelf om heeft gevraagd;
het verbeteren van product- en dienstinformatie en het uitvoeren van gerichte marketingacties, teneinde cliënten/doelgroepen van relevante informatie te kunnen voorzien, zonder bij de daarvoor benodigde combinatie en analyse van gegevens bijzondere persoonsgegevens of vertrouwelijke gegevens te betrekken en zonder individuele cliëntprofielen aan te leggen;
het evalueren van een bijeenkomst (zoals een workshop of seminar), aan de hand van door deelnemers ingevulde evaluatieformulieren;
het verbeteren van de kantoorwebsite www.solfin.nl;
het bijhouden van gebruikersstatistieken. Gebruikersstatistieken van de kantoorwebsite voorzien in informatie over de aantallen bezoekers, de duur van het bezoek, welke delen van de website worden bekeken en het klikgedrag. Het gaat om generieke rapportages die niet herleidbaar zijn tot individuele bezoekers;
het bewaken van de toegang tot kantoor en het beschermen van vertrouwelijke gegevens;
Het beoordelen van geschiktheid voor een tijdelijke of vaste functie;
meer specifiek voor de job alert: het attenderen op vacatures en (studenten)activiteiten.
Rechtsgrond
Solfin verwerkt persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende rechtsgronden:
toestemming van de betrokkene, welke altijd weer kan worden ingetrokken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking;
uitvoering van of met het oog op het sluiten van een overeenkomst van opdracht tot het verlenen van juridische diensten, waaronder ook het declareren aan derden (Raad voor Rechtsbijstand, verzekeringsmaatschappij e.d.);
een wettelijke verplichting, zoals op grond van de Wwft en de Wet op de Rechtsbijstand die advocaten verplichten bepaalde informatie in te winnen en vast te leggen;
een gerechtvaardigd belang, zoals het gebruik van contactgegevens voor het uitnodigen voor een bijeenkomst (zoals een workshop of seminar) of het toezenden van de kantoornieuwsbrief.
Verwerkers
Solfin kan voor het verwerken van persoonsgegevens dienstverleners (verwerkers) inschakelen die uitsluitend volgens instructies van Solfin persoonsgegevens verwerken. Solfin sluit met verwerkers een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) daaraan stelt. Solfin maakt gebruik van een automatiseerder die de IT-omgeving van kantoor beheert en beveiligt.
Persoonsgegevens delen met derden
Solfin deelt persoonsgegevens met derden, als dat voor de behandeling van een zaak of voor het voldoen aan een wettelijke verplichting nodig is. Voor de behandeling van een zaak kan het nodig zijn persoonsgegevens te delen in het kader van een gerechtelijke procedure (zoals met een gerechtelijke instantie of (de advocaat van) de wederpartij), het sluiten van een overeenkomst (zoals (de advocaat van) de andere contractspartijen), het declareren van de dienstverlening (zoals aan de Raad voor rechtsbijstand of een verzekeraar) of naar aanleiding van een gerechtelijke uitspraak (zoals een deurwaarder). Bij het voldoen aan een wettelijke verplichting kan worden gedacht aan het melden van ongebruikelijke transacties aan toezichthoudende autoriteiten. Solfin gebruikt uw persoonsgegevens niet voor commerciële doeleinden van derden.
Doorgifte buiten de EER
Solfin geeft in beginsel geen persoonsgegevens door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Indien dit toch noodzakelijk mocht zijn, draagt Solfin er voor zorg dat de doorgifte alleen plaatsvindt als de Europese Commissie heeft aangegeven dat het betreffende land een passend beschermingsniveau biedt of als sprake is van passende waarborgen in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).\
Bewaren van gegevens
Solfin bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is. Solfin
hanteert in beginsel de volgende maximale bewaartermijnen:
papieren werkdossier: 20 jaar na afronding van de zaak;
digitaal zaakdossier: 20 jaar na afronding van de zaak;
(financieel-)administratieve gegevens: 7 jaar na vastlegging van de gegevens;
gegevens van sollicitanten: 4 weken na afronding van de sollicitatieprocedure of, indien hiervoor expliciete toestemming gegeven: 1 jaar na afronding van de sollicitatieprocedure; Indien je in tijdelijke of vaste dienst bent gekomen worden deze gegevens onderdeel van het personeelsdossier;
job alert: tot het moment van afmelding;
bezoekers van de website www.solfin.nl: maximaal 14 maanden in Google analytics;
ontvangers van nieuwsbrieven van Solfin: maximaal 1 jaar na uitschrijving/afmelding voor de nieuwsbrief, tenzij eerder bezwaar wordt gemaakt in welk geval tot vernietiging zal worden overgegaan.
Wijzigingen privacystatement
Solfin kan dit privacystatement altijd wijzigen. De wijzigingen worden op de website van Solfin gepubliceerd. Het is verstandig dit privacystatement regelmatig te raadplegen, zodat u bekend bent met eventuele wijzigingen.
Rechten, vragen en klachten
Een betrokkene heeft het recht Solfin te verzoeken persoonsgegevens in te zien, te
rectificeren, te verwijderen, over te dragen, de verwerking te beperken en tegen de verwerking bezwaar te maken. Een betrokkene kan hierover contact opnemen met Solfin door een e-mailbericht te sturen naar jasper@solfin.nl
Ook bij vragen over de wijze waarop Solfin persoonsgegevens verwerkt, kunt u contact opnemen met Solfin door een e-mailbericht te sturen naar jasper@solfin.nl
